Приложение 16. Планирование: как готовить выполнение своих задач
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния - времени, а именно:
- либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
- либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы вас призвать к следующему.
- Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего ограниченного времени для достижения своих целей!
- Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.
Принципы и правила планирования времени
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, вы должны ясно представлять, насколько ограничен ваш бюджет времени.
Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий период.
Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую, связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справиться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований. Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручить менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты (поглотители времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы без остатка. Соответственно, свое время надо распределять между тремя блоками:
- 60 % - запланированная активность;
- 20 % - непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);
- 20 % - спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество).
Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия.
Например, вместо: «позвонить г. Соколову» лучше написать: «согласовать с г. Соколовым программу для ЭВМ».
Таким образом, ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то цели, и вы сумеете избежать внеплановой деятельности, например, обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум.
Постоянно задавайтесь вопросами:
- В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.?
- Чего я хочу достичь?
Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
Опыт показывает: на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно 2 часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.
Норматив типа « Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность - 90 мин) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание - не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.
Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности - таким образом вы приучаете себя к самодисциплине. Избегайте нерешительности, промедления и откладывания дел.
